Encore trop d’entreprises continuent d’utiliser une variété de ressources telles que des tableurs, du papier ou des logiciels de gestion pour superviser l’ensemble de leurs activités. Par exemple, le service comptabilité utilise un logiciel de finances, le service Ressources Humaines quant à lui travaille avec un logiciel de paie, le service marketing s’appuie sur un outil CRM, les ventes elles utilisent un logiciel de facturation tandis que les plannings sont eux élaborés sur des tableaux et ainsi de suite.
La multiplication et la diversification d’outils fonctionnant de manière relativement indépendante les uns les autres rendent difficile l’harmonisation globale. Ce fonctionnement hétérogène d’un service à l’autre présente plusieurs problématiques comme une perte de temps, un manque de transparence et de communication entre les différents services ainsi que des risques d’erreurs et de pertes d’information dû à la non-centralisation des données.
Mettre en place un progiciel de gestion (ERP) ; outil informatisé permettant de centraliser et de piloter l’ensemble de l’activité dans un et seul même endroit (de la comptabilité à la facturation en passant par les devis, achats & stock, CRM) permet de palier les problématiques énoncées ci-dessous.
Considéré comme la colonne vertébrale de l’entreprise, la mise est place d’un ERP est un choix stratégique. En effet, cette technologie permet d’optimiser l’efficacité d’une entreprise et plus précisément d’influencer positivement sa performance tout en permettant une meilleure collaboration interne. L’ERP aide ainsi les entreprises à résoudre des problèmes d'incompatibilité de systèmes informatiques disparates. L’innovation offre une vision transversale mais surtout globale des processus de l’ensemble de l’entreprise améliorant ainsi la communication interne mais aussi externe.
Evaluer les différents ERP disponibles sur le marché est une étape essentielle dans le processus d’adoption d’un progiciel de gestion. Cette étape a pour but de choisir la solution qui s’adapte le mieux aux processus métiers de votre entreprise.
Mais quel sera le futur de l’organisation de mon entreprise avec un ERP ? Quelles sont les branches organisationnelles concernées et impactées ? Quels sont les processus à reconsidérer ? Comment faire pour assurer la consistance de l’ensemble ?
Voici quelques pistes de réflexion qui vous permettront de choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
1. Choisir un ERP adapté à vos besoins
Il n’y a pas de solution meilleure qu’une autre mais tout simplement une solution qui correspond le mieux à vos besoins et enjeux métiers. En effet, les solutions ERP diffèrent d’un secteur d’activité à un autre. Une entreprise travaillant dans l’agroalimentaire aura forcément des attentes différentes d’une entreprise travaillant dans le secteur du BTP (problématiques de traçabilité produit alimentaire vs problématiques de suivi de chantier et facturation à la situation par exemple).
Pour piloter efficacement votre activité, et avant tout, réussir l’intégration et l’adoption de l’outil au sein de votre entreprise, il est essentiel de s’assurer que l’ERP réponde à vos besoins spécifiques. Et ce en termes de fonctionnalités, de processus métier et de secteur d’activité.
La mise en place d’un ERP sous-entend souvent pour l’entreprise qu’elle réalise un diagnostic de ses processus actuels et qu’elle décide de comment elle va les reconfigurer et ce, avant l’implémentation de la solution. Lequeux affirme que « loin de réaliser un projet purement informatique, l'adoption d'un ERP doit être l'occasion de reconsidérer les mécanismes et d'améliorer les flux participant au fonctionnement de l'entreprise, quitte à envisager une réingénierie des processus métiers ou une réingénierie des processus d'affaires (appelé aussi en anglais Business Process Re-engineering) »1.
Une analyse claire et détaillée de vos besoins et attentes est alors essentielle afin de cadrer au mieux votre projet. L’élaboration d’un cahier des charges, la désignation d’un chef projet ayant un niveau de connaissance poussé des processus de l’entreprise ainsi qu’une équipe projet qualifiée sont alors des étapes majeures pour la réussite de votre projet.
2. Un ERP flexible et personnalisable
Il est parfois nécessaire d’effectuer des développements spécifiques afin d’ajuster l’outil à des processus particuliers. Même si l’ERP que vous envisagez de mettre en place est une solution dédiée à votre secteur d’activité, il se peut que vous ayez besoin d’ajouter des fonctionnalités, de personnaliser des modules ou d’incorporer des champs supplémentaires par exemple. Dans ce contexte, la flexibilité et l’aspect modulable de la solution deviennent des critères essentiels à prendre en compte lors de votre choix.
Par ailleurs, il n’est pas rare que les projets évoluent avec le temps. Il est important de s’assurer que le progiciel de gestion puisse répondre à ces évolutions et s’adapter aux nouvelles tâches ainsi qu’aux nouveaux besoins.
Assurez-vous donc que le prestataire puisse répondre à vos attentes et adapter votre outil en fonction de vos besoins spécifiques et du degré de personnalisation requis.
3. Un ERP connecté à vos logiciels d'entreprise
Il est possible que certains services au sein de l’entreprise utilisent déjà des logiciels spécifiques tels que le logiciel de paie Silae, le logiciel de gestion de ressources et de planification Visual Planning ou le logiciel de reporting MyReport par exemple. Dans ces cas précis, il est important de s’assurer de la possibilité de connecter ces logiciels à l’ERP. L’interconnectivité entre ces 2 solutions est essentielle pour garder l’information centralisée. Si la solution ERP ne pouvait pas s’interfacer avec les logiciels existants, cela reviendrait à faire un pas en arrière. En effet, une partie des données de l’entreprise, n’étant pas reliées à la base de données unique de l’ERP, ne seraient pas intégrées. Le risque de perte d’information est alors plus important.
4. Mise en place d'un ERP
support et accompagnement dédié
Mettre en place un ERP au sein de son organisation est un projet conséquent qui vient changer les habitudes de l’entreprise tant sur le plan structurel qu’humain. Loin de n’être qu’un simple projet IT, l’intégration d’un ERP vient modifier un certain nombre de processus au sein des différents services de l’entreprise.
Ainsi, la formation et le support du fournisseur (éditeur/intégrateur de la solution ERP) sont des facteurs clés de succès dans l’implémentation de l’outil.
Au-delà de la formation et du support, la relation avec l’intégrateur de la solution est un critère vital pour une implémentation réussite de l’ERP. L’existence « d’une relation sérieuse et confiante entre l’acheteur et le fournisseur d’ERP1 » est facteur clé de succès pour une conduite de projet réussite.
Assurez-vous donc que le prestataire avec lequel vous souhaitez travailler à des compétences techniques solides mais aussi les ressources humaines nécessaires pour le bon déroulement du projet.
La qualité de service, le savoir-faire, l’expérience et la disponibilité de l’intégrateur sont des critères clés de succès.
5. Choisir un ERP accessible
Une interface utilisateur intuitive et simple d’utilisation simplifie l’adoption de la nouvelle technologie par l’équipe. L’acceptation du projet ERP par les utilisateurs, souvent sous-estimée, joue un rôle déterminant dans la réussite de la mise en œuvre de l’innovation. Il est essentiel de veiller à ce que le logiciel offre une expérience utilisateur positive.
1 - ResearchGate. (n.d.). (PDF) FRAMEWORK FOR THE EVALUATION OF THE ERP IMPLEMENTATION SUCCESS: CASE STUDY IN SMEs. [online] Available at: https://www.researchgate.net/publication/351774811_FRAMEWORK_FOR_THE_EVALUATION_OF_
THE_ERP_IMPLEMENTATION_SUCCESS_CASE_STUDY_IN_SMEs.
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