La gestion des notes de frais est souvent perçue comme une tâche complexe et fastidieuse, autant pour les collaborateurs que pour les services administratifs. Entre les justificatifs papiers à conserver, les saisies manuelles répétitives et les processus de validation parfois longs, elle peut rapidement devenir un casse-tête pour les entreprises.
Avec l’avènement des outils numériques, la dématérialisation des notes de frais s’impose comme une solution efficace et innovante pour simplifier les démarches et optimiser les processus.
Dans cet article, nous explorerons les défis liés à la gestion traditionnelle des notes de frais et les bénéfices concrets qu’apporte une solution dématérialisée.
Pourquoi la gestion traditionnelle des notes de frais est si compliquée ?
Les justificatifs papiers : un risque de perte ou de dégradation
Qui n’a jamais eu ce moment de panique en réalisant qu’un ticket de caisse avait disparu ou était devenu illisible ? Ces petits documents, souvent fragiles sont difficiles à conserver intacts jusqu’à leur déclaration, rendant leur suivi et leur traitement complexe à gérer.
Des processus manuels longs et fastidieux
La saisie manuelle de chaque dépense, la vérification des montants et le traitement administratif mobilisent un temps considérable. Selon un rapport publié par la Global Business Travel Association (GBTA), le traitement d’une note de frais prend en moyenne 20 minutes, auxquelles il faudra rajouter 18 minutes en cas de correction. Cette méthode de traitement alourdit la charge de travail des équipes, allonge les délais de remboursement des notes de frais et augmente par conséquent les coûts associés à leur gestion.
20 minutes.
C’est le temps moyen nécessaire pour traiter une note de frais.
Un processus de validation souvent complexe
Les circuits de validation des notes de frais impliquent souvent plusieurs étapes et des allers-retours entre les collaborateurs, managers, services comptables voire parfois un directeur. Cela augmente les risques d’oublis ou d’erreurs et augmente les délais de traitement avec parfois une perte de visibilité sur l’état des demandes.
Pourquoi opter pour la dématérialisation des notes de frais ?
Passer au zéro papier : dites stop aux justificatifs papiers
La dématérialisation des notes de frais simplifie la gestion de vos justificatifs en remplaçant les justificatifs papiers par une simple photo prise avec votre smartphone ou un scan. Ces fichiers numériques sont automatiquement centralisés dans une plateforme sécurisée et accessible à tout moment. Cette solution vous libère de la nécessité de conserver les justificatifs papiers, tout en offrant un gain de place considérable en éliminant les archives physiques.
Un gain de temps considérable
Les solutions de dématérialisation des notes de frais intègrent des technologies telles que la reconnaissance optique de caractère (OCR). En automatisant la saisie des données, ces outils limitent les risques d’erreurs et réduisent considérablement le temps consacré à la gestion des notes de frais. Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un processus de validation fluide et efficace
Les workflows de validation numériques et automatisés intégrés aux logiciels de gestion des notes de frais offrent un suivi en temps réel des demandes, permettant une validation rapide et transparente. Les managers reçoivent des notifications et peuvent approuver les notes de frais d’un simple clic, où qu’ils se trouvent, directement depuis leur smartphone. Une fois validée, la note de frais sera alors automatiquement transférée au service comptabilité qui pourra procéder à son remboursement.
Une conformité garantie
La dématérialisation des notes de frais garantit une conformité totale aux exigences fiscales et réglementaires, tout en respectant la politique interne de votre entreprise.
Grâce à l’archivage à valeur probante, les justificatifs dématérialisés sont conservés pendant 10 ans avec une validité légale reconnue et peuvent être utilisés en cas de contrôle de l'administration. Les arrêtés du 22 mars 2017 et du 23 mai 2019, relatifs à la numérisation des documents papier dans les entreprises, ont levé les derniers obstacles à la numérisation complète, permettant aux entreprises de remplacer définitivement les justificatifs papiers par des versions numériques conformes. Ces dernières doivent toutefois respecter des critères stricts, notamment l’authenticité par signature électronique, la reproduction fidèle à l’original, et un archivage sécurisé au format PDF/A-3.
Les justificatifs dématérialisés conservent leur valeur légale et répondent aux exigences des contrôles URSAAF.
Des coûts de traitement réduits
La dématérialisation des notes de frais permet de réduire drastiquement les coûts de traitement.
Selon le rapport GBTA cité précédemment, le coût de gestion d’une note de frais s’élève en moyenne à 50 €, soit plusieurs milliers d’euros par an en fonction du volume de notes traitées chaque mois. En automatisant de nombreux processus, la dématérialisation des notes de frais élimine les tâches manuelles chronophages, réduit le risque d'erreurs et optimise la gestion des dépenses. Cela se traduit par des économies directes sur le temps consacré par les équipes sur ces tâches, et par la réduction des coûts liés à l’archivage papier et au traitement des notes de frais.
50 €.
C’est le coût de gestion moyen d’une note de frais papier.
Comment passer à la dématérialisation de vos notes de frais ?
Utiliser un logiciel de gestion des notes de frais
L'une des meilleures méthodes pour la dématérialisation des notes de frais consiste à utiliser un logiciel de gestion dédié. Plusieurs logiciels de gestion de notes de frais coexistent sur le marché, la plupart d'entre eux offrant des fonctionnalités essentielles pour simplifier et fiabiliser la gestion de vos frais professionnels. Ils permettent notamment de :
- minimiser les erreurs de saisie grâce à l’automatisation ;
- automatiser les processus de validation des notes de frais ;
- centraliser et stocker les justificatifs de manière sécurisée ;
- extraire facilement les données comptables des justificatifs.
En adoptant ces solutions, vous gagnez en efficacité tout en optimisant vos processus administratifs.
L'exemple de N2F
logiciel de gestion de notes de frais 100% dématérialisé et intégré à votre écosystème
N2F est un logiciel de gestion de notes de frais innovant, dématérialisé et 100% connecté à votre écosystème. Simple d’utilisation, rapide et conforme aux réglementations en vigueur, N2F vous libère des tâches administratives chronophages et vous fait gagner un temps précieux.
A partir d’une simple photo de votre justificatif sur votre smartphone, N2F extrait automatiquement toutes les informations nécessaires à la réalisation de la note de frais (date, montant, vendeur, TVA, catégorie de dépense, etc.). En moins de 5 secondes, votre note de frais est saisie et entre dans le circuit de validation, entièrement paramétrable selon vos besoins. Le valideur reçoit une notification sur son smartphone et peut en un clic la valider, la rejeter ou demander plus d’informations. Une fois validée, la note de frais est envoyée automatiquement au service comptabilité qui dispose de fonctionnalités dédiées lui permettant d’automatiser les contrôles et réduire le temps de traitement.
L'essentiel
A l’heure du numérique, la dématérialisation des notes de frais représente bien plus qu’un simple gain de temps. Elle révolutionne la gestion de vos notes de frais en simplifiant les processus, en réduisant les erreurs et en renforçant la satisfaction des équipes. En adoptant cette approche, les entreprises se libèrent des contraintes des méthodes traditionnelles, telles que la gestion fastidieuse des justificatifs papiers ou les tâches manuelles répétitives. Avec des outils numériques performants comme les logiciels de gestion des notes de frais, la validation devient rapide et fluide et la conformité réglementaire est garantie. Une solution moderne et efficace qui profite à tous, des collaborateurs au service comptabilité.
