Tout comprendre sur la facturation électronique
La facturation électronique est un sujet incontournable dont tout le monde parle aujourd’hui, mais son application reste parfois complexe à appréhender. Bien plus qu’un simple changement de format, la facture électronique représente une transformation profonde dans la gestion des transactions commerciales, impactant aussi bien les grandes entreprises, que les petites structures et les PME.
Alors, en quoi consiste cette réforme, quelles sont les obligations qui en découlent, et comment bien s’y préparer ? On vous explique tout dans cet article.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
La facturation électronique, c’est tout simplement l’émission, la transmission et la réception de factures de manière 100% dématérialisée, sans passer par le papier. Contrairement à une facture traditionnelle que l’on imprime et que l’on envoie par courrier, une facture électronique est créée et envoyée via un système numérique sécurisé. L’intégration de la facture en comptabilité ou dans votre logiciel de gestion s’en trouve alors facilitée.
A noter que l’envoi des factures au simple format PDF n’est pas considéré comme conforme à la facturation électronique.
La facture devra en effet respecter un format bien précis et standardisé, sur lequel les données seront structurées, permettant ainsi aux systèmes d’information de procéder à leur intégration automatisée. Trois formats de fichiers standardisés seront ainsi autorisés pour la facturation électronique :
Format CII
Cross Industry Invoice. Norme internationale, il se base sur un fichier XML
Format UBL
Universal Business Language. Standard international basé sur le format XML
Format Facture-X
Format mixte composé à la fois d’un fichier de données structuré au format XML et d’un fichier PDF.
Ces dernières années, tout semble s’accélérer pour la facture électronique. En effet, la dématérialisation des factures transforme en profondeur la gestion des entreprises. La nouvelle législation, qui obligera toutes les entreprises à recevoir des factures électroniques dès septembre 2026 et à les émettre à partir de septembre 2027 apportera trois changements majeurs :
- Les factures seront échangées directement entre systèmes informatiques, soit par EDI (Echange de Données Informatisé) soit via des API (interfaces de programmation).
- La gestion des factures se fera en temps réel et de façon continue, et non plus périodiquement.
- L’intégration des factures en comptabilité sera automatisée et non plus manuelle, ce qui simplifiera et accélèrera les opérations comptables des entreprises.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
Toutes les entreprises établies en France, quelle que soit leur taille (grandes entreprises, PME, TPE, micro-entrepreneurs), sont soumises à l'obligation de facturation électronique. Cette obligation sera progressivement étendue à l'ensemble des entreprises à partir de septembre 2026, selon un calendrier établi par l'administration.
La facturation électronique s’applique à toutes les ventes de biens ou services entre entreprises situées en France et soumises à la TVA, dans le cadre de transactions dites "business to business" (B2B). Certaines opérations restent toutefois exemptées, notamment celles bénéficiant d'une exonération de TVA, comme les services de santé, l'enseignement, les activités immobilières, les associations à but non lucratif, ainsi que les services bancaires, financiers et d'assurances.
A noter que, depuis le 1er janvier 2021 la facturation électronique est déjà obligatoire pour les entreprises qui échangent avec l’État et les Collectivités, via le portail Chorus Pro.
Facturation électronique : Que dit la loi et quelles sont les échéances ?
Initialement prévue à partir de juillet 2024, l’obligation de facturation électronique a finalement a été reportée. L'article 91 de la loi de finances pour 2024 fixe un nouveau calendrier du passage à la facturation électronique des entreprises.
L'obligation d'émettre des factures électroniques (e-invoincing) entrera en vigueur à partir du 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI et le 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. La réception des factures électroniques sera quant à elle obligatoire pour toutes les entreprises, indépendamment de leur taille, dès le 1er septembre 2026.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
- Création de la facture : L’entreprise crée une facture directement dans un logiciel de facturation électronique garantissant ainsi sa conformité aux normes légales. Aussi, comme précisé plus haut dans cet article, les factures devront respecter un format standardisé. Il ne sera donc plus possible d’éditer vos factures sur Excel ou de générer un simple fichier PDF à destination de vos clients.
- Transmission sécurisée : La facture est envoyée de façon sécurisée et standardisée via des plateformes agréées par l’Etat, aussi appelées PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
- Réception par le destinataire : L’entreprise destinataire reçoit la facture et peut l'intégrer directement dans son système comptable, sans aucune ressaisie.
- Archivage : La facture est automatiquement archivée dans un format sécurisé, accessible en cas de contrôles ou besoins futurs.
Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises ?
Réforme fiscale voulue par l’administration pour optimiser la collecte de la TVA et réduire la fraude fiscale, la facturation électronique constitue pour les PME une opportunité inédite de changer de logique et présente plusieurs avantages :
Gain de temps et fiabilité : la création, l’envoi et le suivi des factures sont automatisés, réduisant considérablement le temps consacré à ces tâches et les risques d’erreurs.
Réduction des coûts : Moins de frais d’impression, d’envoi postal, et un traitement plus rapide des paiements.
Meilleure traçabilité : Chaque facture est suivie, vous savez quand elle a été envoyée, reçue et payée.
Moins de paperasse : Réduction de la consommation de papier et de ressources de stockage pour la conservation des documents.
Archivage sécurisé : Une conservation des documents optimisée, réduisant les risques de perte.
Comment bien se préparer à la facturation électronique ?
Pour se conformer aux nouvelles obligations légales en matière de facturation électronique, il est important de bien se préparer en amont. Voici quelques conseils pour vous aider à anticiper efficacement :
- Se familiariser avec les nouvelles exigences en matière de facturation électronique (ce que comprend la réforme, cadre légal, processus, calendrier, etc.)
- Analyser vos processus actuels de facturation et assurez-vous que vos outils de gestion et de comptabilité existants sont conformes aux nouvelles obligations légales.
- Choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’Etat pour la transmission de vos factures.
- Former les équipes à l’utilisation de ces nouveaux outils et processus.
- Préparer la gestion des flux de données, avec notamment l’intégration de l’e-reporting (transmission électronique des données de transaction à l’administration fiscale).
- Etablir un calendrier de transition structuré pour organiser et faciliter la mise en œuvre de ces changements.
- Assurer une veille permanente pour anticiper d’éventuelles évolutions législatives.
En vous préparant à la facturation électronique de manière proactive, vous assurez non seulement votre conformité légale, mais vous bénéficiez également d'une gestion plus efficace et sécurisée de vos transactions commerciales.
A retenir
La facturation
électronique représente un enjeu majeur pour toutes les entreprises établies en
France, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille. Au-delà d’une simple
obligation légale, elle offre de nombreux avantages aux entreprises, notamment
en termes de gain de temps, de réduction des coûts et d'amélioration de la
traçabilité des transactions.
Cependant, pour tirer pleinement profit de cette réforme, dont la mise en œuvre progressive commencera en septembre 2026, il est crucial d’anticiper. Cela implique notamment d’adapter ses outils et processus de gestion, de former ses équipes et de choisir les bonnes plateformes de dématérialisation partenaires.
La réussite de cette transition dépendra donc de
l’anticipation et de l’adoption progressive de ces nouvelles pratiques au sein
de vos processus comptables et de gestion.
