Définition d'un ERP
Un ERP (Entreprise Ressource Planning) aussi appelé Progiciel de Gestion Intégré (PGI) en français, est un outil informatisé permettant de centraliser et de piloter l’ensemble de votre activité : de la comptabilité à la facturation en passant par les devis, achats et stock, CRM, gestion commerciale, etc.
Considéré comme la colonne vertébrale de l’entreprise, la mise est place d’un ERP est un choix stratégique. Cette technologie permet en effet d’optimiser l’efficacité d’une organisation tout en permettant une meilleure collaboration interne.
Pourquoi recourir à un ERP ?
Imaginez votre entreprise comme une orchestration complexe d’instruments de musique où chaque instrument représente une fonction ou un processus différent tel que la comptabilité, la gestion des ressources humaines, la production, la vente, la logistique et bien d’autres.
Chaque instrument joue sa propre mélodie avec des partitions différentes et chaque service à son propre chef d’orchestre, c'est-à-dire que chacune des fonctions de l’entreprise utilisent une méthode différente pour gérer son activité : logiciel, tableurs, papier, etc. La multiplication et diversification des outils rendent difficile l’harmonisation globale. En effet, le manque de synchronisation entre les services complexifie le pilotage de l’entreprise, car chacun fonctionne de manière relativement indépendante.
Maintenant, imaginez un ERP comme le chef d’orchestre principal. Il centralise toutes les partitions, coordonne le timing et s’assure que chaque instrument joue en harmonie avec le reste du groupe. Son rôle d’unificateur permet à l’orchestre de produire une symphonie cohérente plutôt que des notes dispersées.
De la même manière, l’ERP centralise toutes les fonctions de l’entreprise dans un seul et même endroit. Cela permet donc de coordonner et d’harmoniser l’ensemble de l’activité pour créer une performance organisationnelle fluide. L’homogénéisation produite par l’ERP aide ainsi à éliminer les incohérences potentielles et risques d’erreurs entre les différents services.
L’ERP est un outil qui facile la collaboration et la coordination entre les différentes fonctions de l’entreprise. Il permet d’optimiser l’efficacité et aide l’entreprise à fonctionner comme un ensemble bien orchestré plutôt que comme une série d’activités isolées.
Comment fonctionne un ERP ?
Un ERP est un système intégré de gestion qui permet à l’entreprise de collecter, stocker, gérer et interpréter des données provenant des différents services de l’entreprise.
L’outil intègre les différents départements et fonctions de l’entreprise au travers de modules. Chaque module communique avec les autres en partageant une même base de données.
Les modules principaux d’un ERP incluent souvent la gestion des finances, la chaine d’approvisionnement, la production, la gestion des ressources humaines ou encore les ventes.
Il existe une offre diverse et variée d’ERP sur le marché : ERP standards ou ERP métiers, en version on-premise ou en mode SaaS (Software as a Service) par exemple. Il s’agit pour l’entreprise de réfléchir à ce qu’elle attend d’un système ERP. Il est alors nécessaire de construire un cahier des charges précis.
Les avantages d’un ERP
La mise en place d’un ERP permet l’automatisation de l’ensemble de vos processus qui pouvaient s’avérer auparavant répétitifs. Cette digitalisation vous permet de piloter efficacement l’ensemble de votre activité. Elle rationalise vos coûts ainsi que vos ressources ; vous gagnez du temps et améliorez le partage d’informations.
Centralisation des données : l’outil permet de regrouper les données dans un seul et même endroit. Cette base unique permet de ne saisir vos données qu’une seule fois, évitant ainsi les ressaisies et limitant les risques d’erreurs. Vous ne perdez plus de temps à jongler entre différents fichiers pour piloter votre activité.
Collaboration : l’ERP favorise le partage d’informations dans l’entreprise. La centralisation des données permet plus de transparence et fluidifie ainsi la communication entre les différents services. Tous les collaborateurs ont le même niveau d’informations, et ce, en temps réel. Cela permet d'éliminer les silos d'information et offre une source unique et cohérente de données à l'ensemble de l'organisation.
Connectivité : un ERP doit être en mesure de communiquer avec d’autres applications facilement via des API fiables. Cette connectivité permet de créer des ponts avec vos logiciels déjà existants pour centraliser toujours plus la donnée dans un endroit unique. Ces connecteurs permettent une digitalisation complète de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez tout à fait intégrer à votre ERP un logiciel décisionnel, un logiciel de planification ou un logiciel de chiffrage par exemple.
Il existe de nombreux éditeurs ERP sur le marché comme Orale, SAP, Microsoft Dynamics 365, Divalto ou encore Odoo mais la liste ne se résume pas à ces éditeurs car de nombreux autres acteurs évoluent sur ce secteur.
