Pourquoi piloter efficacement son activité est si important ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des mesures quantifiables qui permettent aux entreprises d’évaluer leur performance et de suivre leur activité (ex : quel est mon CA actuel vs ce que j’avais budgétisé). Une gestion efficace et appropriée de la donnée est essentielle pour créer des KPI fiables et significatifs. La création de ces indicateurs permet d’optimiser le pilotage de son activité et donc de faciliter la prise de décisions.
On constate que le niveau de maturité data des entreprises quant à l’utilisation et à la maitrise des données reste encore faible. Selon le dernier rapport de l’observatoire de la maturité data des entreprises réalisée par l’agence Datasulting, 85% des entreprises sont convaincues de l’intérêt de mieux exploiter leurs données pour contribuer à la performance de leur activité, mais seulement 24% d’entre elles se déclarent capables d’exploiter correctement leurs données.
Bien maitriser ses données est un enjeu central dans le fonctionnement d’une entreprise. Une « mauvaise » gestion peut entrainer plusieurs problématiques touchant à l’efficacité, la collaboration et la prise de décision.
Des logiciels de Business Intelligence (BI) comme MyReport, solution développée par la société MyReport (ex Report One), permettent de faciliter la prise de décision. Le logiciel de BI centralise l’ensemble de vos données pour les regrouper, les collecter et les analyser. Cela permet ainsi d’avoir une vision d’ensemble rapide du fonctionnement de l’entreprise et de ses différents enjeux de gestion.
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Accès et gestion des données
Les méthodes pour collecter la donnée sont diverses et variées mais restent encore trop souvent manuelles. En effet, le rapport de l’observatoire de la maturité data des entreprises soulignait que 45% des dirigeants utilisaient encore Excel ou Google Sheet pour analyser leurs données en 2022. Ces méthodes présentent plusieurs problématiques.
Clarté, fiabilité et cohérence des données
Analyser les indicateurs clés de performance peut être fastidieux et source d’erreurs lorsque les données ne sont pas centralisées. Une donnée collectée depuis plusieurs sources (Excel, logiciel généraliste, CRM, etc.) n’est pas toujours fiable à 100%. En effet, le retraitement manuel entraine des risques d’erreurs humaines. Ce manque de centralisation rend difficile l’accès à une donnée correcte et pertinente. Le temps de collecte et de traitement souvent élevé génère par ailleurs un coût important de main d’œuvre.
La non-centralisation des données provoque également un manque de cohérence lors du traitement et de l’analyse. Utiliser de multiples sources rend difficile l’exploitation des données. Votre fichier Excel indique un chiffre et celui de votre collègue un autre. Quel est le bon chiffre ? Comment a-t ’il été calculé ? Ce retraitement manuel complique la comparabilité des données.
Il est essentiel que la collecte des données soit rigoureuse, précise, complète et exempte d’erreurs pour une analyse fiable des KPI. Le logiciel MyReport collecte la donnée issue de vos différentes sources (ERP, logiciel comptable, CRM, Google Analytics, Excel etc.) et les rassemble dans un entrepôt de données unique et sécurisé. En plus de centraliser ces informations, l’actualisation hebdomadaire des données permet une fiabilité des indicateurs, mis à jour en temps réel.
La solution vous permet de construire des modèles métiers dédiés offrant aux utilisateurs un accès à l’information pertinente pour eux. Pas de code, pas de dépendance à un DSI pour pouvoir modéliser. Simple à utiliser, il suffit de cliquer & déposer pour relier et croiser différentes tables de données entre elles. Vous gagnez du temps et supprimez le risque d’erreurs.
Collaboration et utilisation des données
Communication et transparence
Communiquer des KPIs sur un fichier Excel par e-mail n’est pas optimal. Plusieurs questions se posent : quelles sont les données importantes ? Comment lire le fichier ? D’où la donnée provient-elle ?
L’automatisation de la diffusion d’emails, de reporting, d’états financiers, ou des tableaux journaliers issus de MyReport améliore la collaboration et la communication entre les collaborateurs. La mise en place des alertes sur la fiabilité de la donnée (mails, rapports.), permet de ne pas attendre la fin du mois pour se rendre compte qu’une donnée est faussée.
Analyse et prise de décision
Visualisation et suivi de la performance
Les outils de Business Intelligence offrent des fonctionnalités de visualisation puissantes. En quelques clics vous accédez à votre donnée de manière très visuelle via des tableaux de bords interactifs et graphiques. En un coup d’œil vous savez où en est votre activité.
Sans ces outils, les données restent par exemple des feuilles de calcul Excel, ce qui rend plus difficile l’analyse et le partage des résultats. Par ailleurs, les anomalies peuvent être plus complexes à identifier. Enfin, un manque de suivi des performances peut conduire à des erreurs décisionnelles affectant la bonne santé de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel de Business Intelligence ?
Une solution de BI vous permettra d’analyser et de maitriser votre activité en quelques clics tout en étant assuré de la qualité et la fiabilité de la donnée. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’essentiel et simplifier l’information.
Votre prise de décision est facilitée : vous améliorez la transparence et la communication en rendant lisible la donnée dont vous disposez de manière fiable et cohérence.
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